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本日お送りしたいテーマは良い会議と、良くない会議の3つの違い？、です。今日も自分独自の実体験をベースに3分程度で読める内容にまとめました。では、はりきっていきましょう！
よい会議と、よくない会議の違いって何でしょう？
私たちはこれまでどれだけの会議を経験していくのでしょう。時間換算すると相当の数の会議をこなしてきたことになるでしょう。毎回完璧な会議を運営できればよいでしょうが、そんな理想はありません。誰しも会議を主催してみて、あるいは参加してみて「よい会議」と「よくない会議」を経験してきたと思います。その違い、あなたなりの意見はありますか？
一言でいうと、「会議で何らかのアウトプットを出す」ことが「よい会議」と「よくない会議」の分かれ道だと思います。では、その違いをもたらす決め手は何でしょう？
3つのポイントにまとめてみたいと思います。
1. 会議の目的と目標が明確であること
目的や目標が明確でないと、会議が終わった後に何か物足りなさを感じます。目的も進め方も伝達されず突拍子もなく本題にはいってしまうと、参加者は何を目指して議論をしてよいかがわからず、議論がかみ合いません。会議の目的と目標が明確であること、そしてそれが事前に参加者内容で共有されていることが理想です。
2. 会議には会議にしかできないことに集中する
たとえば関係者への事前伝達ができていないと、会議中に無駄な作業が発生します。たとえば、みんなが集まる場でいきなるエクセルにデータを入れる作業をやり出す会議がありました。会議には会議にしかできないことに集中する・・・こうしたプロ意識を持ちたいです。
3. 「ネクストアクション」が決まること
いろんな議論をした結果、そのまま盛り上がって終わる会議ってありませんか？ 議論がゴールになってしまっているので、参加者はいろんな発言ができてスッキリできても、結局誰かがフォローをしないと議論のやりっぱなしで終わり。会議のゴールは何がしかの成果を出すこと。そのためには会議の終わりに必ずネクストアクションを整理し、誰が・何を・いつまでに行動するか？ 関係者で合意することが重要かです。
他にも賢い会議を進めるポイントがあります。たとえば、賢い会議は会議の「明書く化」、つまりホワイトボードなどに書きながら参加者の議論の位置づけや全体像を共有することがその一つです。
一回一回の会議で考えればそれは30分〜1時間となるでしょうが、これが一日、一週間、一ヶ月と考えていくと仕事の中で会議にかける時間は相当なもの。この3点をしっかりと段取りできる会議が運営できるようなれば、あなた自身、そしてそこに関わるメンバーの生産性は飛躍的に向上するでしょう。
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