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本日お送りしたいテーマはあなたは会議の生産性にどこまでこだわる？、です。 今日も自分独自の実体験をベースに3分程度で読める内容にまとめました。 では、はりきっていきましょう！
我々が仕事をしていく中で欠かせないのが会議。意思決定、議論、情報共有と、複数で仕事を回していくから会議が必要です。会議を主催する人が持つべき意識は、その時間単価、その結果のアウトプットです。
具体的に「数字」で考えたことはありますか？
例えば一人3,000円の時間単価が10名集まる1時間分の会議は30,000円です。厳密にはこれに設備費(会議室レンタル費)、光熱費、備品費、紙代等を加味するともっと高くつきます。実際には、その会議のための準備コストもかかります。低く見積もって、ざっくり2倍で見ても60,000円です。
1年間の総労働時間数を2,000時間(1日8時間労働ベース)で考えると、この60,000円の年間費用は1億2,000万円です(毎日会議をやっている前提で)。少し大げさかもしれませんが、仕事をしていく上でコスト意識(もっと言うとリターン意識)を持つことはとても大切なことで、それだけで目線は上がります。
ちょっとした気配りで会議の生産性は変わります。
1. 会議の目的を明確にする
私の組織では会議のアジェンダに「内容」「時間」「目的」を明記し参加者との方向性の共有を図っています。これを会議の「明書化」と私は読んでいます。それはホワイトボードでも、配布用紙でもよいです。これらが明書化されないと会議の内容はブレます。極力、無駄な会議をなくす、会議の時間生産性を上げるための配慮です。
2. 会議中はホワイトボードを駆使する
会議中は資料の読み上げやパワーポイントでの説明だけではなく、ホワイトボードに書くことで積極的な議論を働きかけることができます。議論の全体像と構造を参加者が把握することができるのです。会議のアウトプットを意識した配慮です。
3. 参加者への事前伝達、つまり段取りをしっかりする
参加者に事前にパソコン禁止、パソコンを使う場合は事前に主催者に伝達する、といった配慮を行う。同じく会議の時間生産性を考慮した配慮です。この点については、こちらのコラムも参考にしてください。(➡ 会議中でのパソコンは良しとすべき？)
他にも会議の工夫はたくさんありますが、要は、ただ時間の垂れ流し感覚で会議を行っているかどうか。我々が普段仕事をしていく中で、こんなことを明確にした上で会議を進行することにしていきましょう。
会議の技術については拙著「結果は「行動する前」に8割決まる 世界上位2％だけが知っている「達成思考」仕事術(日本実業出版社)」でポイントを説明しています。
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