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本日お送りしたいテーマは会議の「費用対効果」はこの1つ！、です。今日も自分独自の実体験をベースに3分程度で読める内容にまとめました。では、はりきっていきましょう！
会社の経営会議。
全事業責任者が集まる会合はあらゆる面で気がはります。あらゆる視線を意識し、会議に集中するのでその分半端なく疲れます。参加者の集中力や緊張感は半端ないものです。
さて、今日の学びは会議の「時間対アウトプットの意識」を高く持つことです。会議流「費用対効果」の意識、といったところでしょうか。つまり投入した時間に対する「リターン」を意識することの重要性です。
大勢の参加者が集まる会議ほど、相当のコストを消費したことになります。だからその分の責任と成果(つまりリターン)を主催者は高く意識しなければなりません。
ここでいう「リターン」は何でしょう？
会議で決定される「アクションアイテムの質」こそ、最大のリターン
それはその会議から決定される様々な「アクションアイテム」。この質が会議の価値を決定します。
アクションアイテムの質は、議題を絞って議論を集中しないと出ません。会議の流れの中からいかに絞りと集中を効かすかが、その成功のカギです。絞りと集中が効かない会議は、アクションのタレ流しで、その後のフォローアップにも絞りが効きません。すると、継続しなくなるか、その会議がムダなものだと参加者が感じ始める。
議題は「重要度」と「緊急度」で絞り込む
では、どうやって会議中に議題を絞り込んでいくか？ いろいろあるますが、おすすめの一つが「重要度」と「緊急度」のタテヨコのマトリックスでアクションを整理し、議題を絞り込む方法です。
こうすると、だいたいが
①「重要度 高」と「緊急度 高」か、
②「重要度 高」と「緊急度 低」に
議題を集中させることができます。
①は短期的にすぐに着手しなけえばならないアクションで、即効性があるもの。②は中期視点で仕込まなければならないアクションで、即効性はないがやっておかないと後々困るものです。
そして、会議で決定されたアクションアイテムをしっかりとTo Do化して、会議の主催者は、その進捗をモニタリングし、すべての実行を完了に導くことが重要になります。いわゆる会議を場としたPDCAサイクルの早回しです。
つまり言いっぱなしはなし、
ということですね。投入した時間に対するリターンが明示されなくなるわけです。
会議終盤は「ネクストアクション」を意識する
リターンを明確にすれば、その会議を継続するか、改善するか？ といった判断だってできます。
「いつもやっているから」というだけでマンネリ化する会議は極力避けていきたいですね。それはもちろん経営会議レベルに限らず、部門会議、チーム会議、プロジェクト会議、どの単位にもいえることです。会合の後のフォローアップアクション、つまり成果を「ネクストアクション」をしっかりと5W1Hで整理し、行動につなげることが大切です。
そして会議に限らず、コスト意識を何事においても持つこと。それがプライドを持って仕事をする中で絶対にはずせない要素ですね。
この意識を普段から持つだけで、個人の生産性、あるいは付加価値の向上に直結します。
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