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本日お送りしたいテーマは「先延ばしをなくす仕事の工夫は仕事を「分解」すること」、です。今日も自分独自の実体験をベースに3分程度で読める内容にまとめました。では、はりきっていきましょう！
自分で決めた計画、他人から頼まれた仕事、あるいは他人との約束… ついつい先延ばししてしまうことはありませんか？
その一つの理由が「何から手をつけていいかわからないから」いろいろやることが多そうでなんか面倒くさいし、つい後回ししてしまう。そんな状態を脱し、あなたの行動を促すシンプルな方法があります。
私が入社して3年目に、上司から「将来、自社に脅威となる競合企業の動向を調べて欲しい」と依頼されたことがあります。これまでやったことがないことで、私は何から手をつなげればいいかわからず、しかもまだまだ仕事の熟練度も低い状態。
目の前の仕事に忙殺されて、上司の依頼になかなか手をつけられずにいました。期限直前になって、全く作業が進んでいないことに焦り、結果、残業が増え、仕事の生産性が落ち、たいした成果が出せずに上司に呆れられたことがあります。
せっかく上司に期待されて頼まれた仕事。それを後手後手にしてしまい、成果を示すせっかくのチャンスを逃してしまうのはもったいないことです。
何から手をつけていいかがわからない状態だと、目の前の仕事にかかりっきりでつい後回しにしてしまうもの。期限ぎりぎりで作業を開始しても、相手が満足する成果が出せずにやり直し、という結末はむかえたくないですよね。
先延ばしに対しては、仕事を「分解」して考えてみるとよいです。
やるべきことを小さく分解し、はっきり具体化するのです。
「競合動向を調べて」と言われてもイメージがつきませんが、手当たり次第に競合企業と思われる会社のホームページを調べても効率が悪いですし、そもそも仕事をざっくりとらえすぎると手足が動かないものです。
例えば、競合企業を以下のように分解してみます。
- 会社概要(年商、従業員数、社長、設立年度)
- 過去3年間の売上と利益の推移
- 主な業績指標
- 主な施策(中期経営計画や代表者のインタビュー記事から収集)
- 主要顧客
こうして調べることを分解し、今日は会社概要、今週は主な業績指標と過去３年間の傾向、来週は主な施策と主要顧客の動き、と細かくスケジュールを切っていくのです。
つまり「自分の手におえるサイズ」に作業を小さく加工していくのです。
すると、アウトプットは
そもそも競合企業の何を調べるべきかわからない場合は、競合企業分析に関する情報(ノウハウ)をネットや書籍から勉強することも必要です。
この活動もスケジュールにすれば、「まずは調べ方を調べる」ことから始めることができ、手が動かせる状態になるのです。そして、ある程度作業計画が整理できたころに、その上司に競合のどんな要素が気になるかを確認しておきましょう。
依頼された相手の「期待値を把握すること」も大事なスキルです。できない人、あるいは自分に過信する人はここで期待値を確認せずに、見切り発車をしてしまいます。
こうして、やるべきことを分解すると実行に移せるわけです。
自分のTo Doリストには「競合調査」とざっくり書くのではなく、
「１．競合企業５社の会社概要を調査」
「２．主要株主を整理」
「３．・・・」といった要領でまとめていきます。
スケジュールもTo Doもすべて自分が行動できるレベルまで分解するのです。
行動を分解するということは、成果も小出しにできるということです。成果を上司に小出しにすることで、随時、上司からアドバイスを受けることができます。
自分の作業がずれていても、小出しにすることで軌道修正しやすくなるわけです。
依頼した側の上司もその進捗が気になりますし、期限直前になってとんでもない成果を出されても困るわけで、成果を小出しにされたほうが安心です。仕事を安心して任されると、その分だけ評価が上がります。
このように、先延ばしにしがちな仕事は分解して実行レベルに落とす、そして小出しに進めながら、関係者と進捗を共有することが大切です。
部下を持つ人は、部下にに対して同じようにしてあげてみてください。それにより、部下の手におえるサイズに部下の行動を促すことができます。結果、部下を成果に導いてあげることができます。
ぜひ、普段の仕事で工夫してみてください。
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